Menu
Wil jij een rol waarin precisie, overzicht en structuur centraal staan — en waarin jouw werk direct zorgt voor rust in het team en een vlekkeloze start van medisch studenten in de zorg? Bij WaarneemAssistent zoeken we een Backoffice & HR Administratie collega die houdt van “alles klopt”, graag processen strak neerzet en energie krijgt van goed geregelde dossiers en contracten.
Je werkt vanuit ons kantoor aan het IJ, 5 minuten van Amsterdam Centraal. We werken serieus maar er is altijd ruimte voor een lolletje.
Over WaarneemAssistent
Wij verbinden medisch studenten aan werk en ondersteuning op maat bij zorgorganisaties. Daarmee helpen we dagelijks mee aan het terugdringen van de tekorten in de Nederlandse gezondheidszorg.
In deze rol ben jij verantwoordelijk voor het administratieve fundament. Jij zorgt dat contracten, personeelsdossiers en checks op orde zijn — zorgvuldig, compleet en volgens geprotocolleerde werkwijze in lijn met ons kwaliteitsmanagementsysteem (ISO 9001). Optioneel valt het eerste contact met de studenten ook onder deze functie, maar indien dit minder goed bij je past dan is dit niet noodzakelijk.
Je krijgt intensieve begeleiding van een hecht, interdisciplinair team, waardoor je snel groeit.
Die begeleiding betekent ook: er wordt veel van je verwacht. We zoeken iemand die met focus werkt en deze baan serieus neemt (geen bijbaan). Daarom is deze functie minder makkelijk te combineren met een studie of andere grote verplichtingen.
Ons team is divers in leeftijd (ongeveer 20 tot 60 jaar) en achtergrond (van MBO tot gepromoveerde medisch specialisten). We brengen kennis mee uit o.a. arbeidsbemiddeling, arbeidswetgeving, kwaliteitsmanagement, onderwijs, (para)medische praktijk, economie/econometrie en administratie/boekhouden. De juiste mindset weegt bij ons zwaarder dan je studieachtergrond — als jij de juiste drive hebt, nodigen we je van harte uit om te solliciteren.
In deze rol ben jij de schakel tussen student, collega’s en opdrachtgever. Je houdt overzicht, communiceert helder en zorgt dat alles klopt — zodat mensen snel en goed kunnen starten.
Jouw kerntaken:
Opstellen, controleren en beheren van contracten (studenten en opdrachtgevers)
Compleet maken en bijhouden van personeelsdossiers (incl. VOG-check waar nodig)
Administratieve ondersteuning van de employee journey: van start tot wijzigingen/verlengen/afronden
Bewaken van kwaliteit en volledigheid van documenten, zodat alles voldoet aan ISO 9001 / NEN-processen
Signaleren van afwijkingen en proactief opvolgen (“dit ontbreekt nog”, “dit moet aangepast worden”)
Meedenken over slimmer werken: templates verbeteren, checklists aanscherpen, processtappen versimpelen
Waarom dit een interessante functie is:
Je brengt rust en structuur in het team: doordat jij de basis strak beheert
Je werkt precies en zelfstandig, met duidelijke processen en veel verantwoordelijkheid
Je ziet direct resultaat: dossiers op orde, contracten rond, start zonder gedoe
Wij bieden:
Koen Castelijns
We zoeken iemand die energie krijgt van nauwkeurigheid en het fijn vindt als alles klopt. Je bent iemand die details ziet, overzicht bewaart en goed is in opvolgen.
Jij past goed als je:
Ervaring hebt met administratieve processen (bijv. HR administratie, contractbeheer, bank/hypotheek/insurance backoffice, uitzendbranche backoffice, of vergelijkbaar)
Nauwkeurig werkt en het leuk vindt om met checklists, documenten en systemen te werken
Prioriteiten kunt stellen en overzicht houdt, ook als het druk is
Nederlands goed beheerst (mondeling en schriftelijk)
Proactief bent: je signaleert en pakt door
Opleiding vinden we minder belangrijk dan mindset en kwaliteit. Als jij groot verantwoordelijkheidsgevoel hebt en houdt van secuur werk, willen we je spreken.
Klinkt dit als jouw plek? Mail je CV + korte motivatie naar Kylie Bakker via [email protected].
Liever eerst even sparren? App of bel Kylie op 06 18 69 64 84.
Tip: solliciteer ook als je niet aan alles voldoet — als jij scherp bent en wil leren, komen we ver.
Lijkt jou dit wat? Solliciteer dan meteen door onderstaand formulier in te vullen
Doe je een medische studie en zoek je een bijbaan die niet alleen naadloos aansluit op je studie, maar ook goed betaalt en je een mooie voorsprong geeft in je medische loopbaan? Laat dan je e-mailadres achter en ontdek leuke functies in jouw regio.
Upload je gegevens & beschikbaarheid, dan zoeken wij de perfecte bijbaan!
